Order to Cash

Order To Cash: conheça as etapas desse sistema agora mesmo

O Order to Cash é um modo de pensar entregas e recebimentos que pode simplificar a visão de todo, segmentando a cadeia de produção e distribuição e tornando-a mais compreensível.

Isso é bem importante, já que as preocupações logísticas costumam ocupar boa parte do dia dos gestores de indústrias. Ou, pelo menos, competem com as atividades diárias, criando um espaço para ansiedade e preocupações.

Neste artigo, você vai aprender o que é Order to Cash, quais etapas essa metodologia compreende e quais são seus benefícios para a indústria. Leia até o fim e aprenda uma nova maneira de visualizar seus processos!

1. O que é Order To Cash (OTC)?

Também conhecido como OTC ou O2C, o Order To Cash é uma abstração cuja finalidade é separar e examinar mais profundamente todos os passos contidos entre um pedido realizado por um cliente e o momento em que o pagamento desse pedido entra no caixa da empresa.

Ou seja, ele demanda reflexões sobre insumos e estoque de matéria-prima (se você produz por demanda), técnicas de otimização de produção, vendas, logística de entrega, faturamento e notas fiscais, para explicar sinteticamente.

2. Como esse sistema funciona?

Ou seja, o OTC cobre o ciclo completo do pedido, sua fabricação e entrega, assim como todos os empecilhos e técnicas facilitadoras que ele apresenta para lidar com esses estágios.

Se aplicado na sua empresa, o Order To Cash faz com que uma série gargalos produtivos emerja. Isso acontece não porque eles não existiam, mas porque o fato de você considerar as diferentes etapas como um todo mascarava pequenas disfunções operacionais que precisam ser enfrentadas para otimizar a produção e entrega dos produtos.

Ele pode se tornar mais simples ou complexo dependendo do tipo de negócio em que é aplicado, mas é invariavelmente importante para todo tipo de segmento industrial e produtivo, de varejo ou atacado.

3. Quais são as etapas do Order To Cash?

Se temos o pedido em uma ponta e o pagamento em outra, as melhores práticas vão sempre apontar para o fato de que, quanto antes você receber, melhor. Além disso, é interessante reduzir o tempo de produção e entrega, que antecipam, ainda que indiretamente, o prazo de recebimento.

Abaixo, listamos cada uma das etapas — que são também áreas potenciais para que gargalos sejam encontrados — do OTC. Repare que atrasos geram um efeito em cascata, atrapalhando a sincronicidade que deve existir entre demanda e entrega.

Gestão de pedidos

Um pedido bem feito começa com uma proposta bem elaborada. Isso implica prever exigências de clientes que podem criar empecilhos para a produção, assim como realizar uma precificação adequada.

Em indústrias, as propostas tendem a ser padronizadas, o que é bom. Mesmo assim, é interessante deixar uma certa margem para clientes fiéis ou que fazem grandes encomendas, como recurso de fidelização desses clientes.

Erros de envio, informações imprecisas à produção e, por conseguinte, longos prazos de entrega, assim como reclamações de clientes são típicos problemas da gestão de pedidos.

Há outros também, como desistências (nos casos de quem produz por demanda) depois que a matéria-prima foi encomendada. Embora isso também seja custoso, em geral, impacta menos as etapas subsequentes.

Coleta de pagamentos

Você tem o hábito de pedir pagamento adiantado? Se produz para venda posterior, é necessário investir seu tempo e dinheiro na aquisição de matéria-prima e custos de produção, assumindo riscos.

Se trabalha com demandas específicas, pode receber antes, o que suaviza o impacto da produção sobre o seu capital de giro. Seja como for, há toda sorte de problemas que podem impedir que os produtos sejam pagos depois de faturados.

Como exemplos disso, podemos citar como mais comum a emissão incorreta de dados em boletos por parte dos bancos ou, quando você vende para clientes empresas, é comum encontrar aqueles que abusam dos prazos de pagamento para capitalizar recursos. Eles evitam usar capital de giro e pagam seu trabalho com o resultado das vendas dos produtos.

Planejamento de produção

Tem como função principal adequar as demandas aos suprimentos. Isso implica a compra de matéria-prima e insumos, assim como a gestão de todos os detalhes que atuam para que o produto passe a existir.

Esses aspectos podem ser materiais ou humanos e, se organizados e somados, representam a capacidade produtiva da empresa. Problemas produtivos não necessariamente são resolvidos com investimentos no setor.

Eles podem ser fruto de uma gestão de pedidos deficiente, ou mesmo de uma coleta de pagamentos desorganizada, o que complica os investimentos produtivos. Seja como for, não existe indústria que prospere sem planejamento de produção.

Por último, lembre-se que planejar é uma atividade abstrata. Se você desenha um plano de atividades — com prazos estipulados e uma carga de trabalho — e ele se mostra ineficiente, não há nada demais em mudar o combinado.

Evite se apegar excessivamente ao planejamento. A função dele é garantir que você tenha ideias de como lidar com os pontos mais importantes da produção, e não pode se tornar um cronograma engessado que surta efeito contrário.

Operações

Estão contidas no Order To Cash as operações de compra de matéria-prima, entrega desse material — que, embora seja de responsabilidade do seu fornecedor, acaba se tornando uma preocupação sua também — às operações logísticas de produção, de entrega, emissão de notas fiscais, operações financeiras em geral, entre outras.

A sincronicidade entre algumas dessas operações costuma pautar a diferença entre boas e más entregas. Ela é, além disso, o divisor entre empresas que atingem processos escaláveis e as que permanecem com altos custos, sem conseguir ampliar as vendas.

Logística de distribuição

Não são poucos os casos de indústrias que terceirizam sua distribuição. Esse serviço é complexo e tem altos custos, mas é também algo no que se concentra um potencial enorme de satisfação do cliente.

A logística de distribuição não é a fase final do Order To Cash. Depois dela vêm todos os trâmites financeiros relativos a pagamentos. Ela compreende questões como o seguro da mercadoria transportada e rotas, mas, também, canais de venda dos produtos e estratégias de suporte a problemas logísticos.

Embora a relação entre essas duas coisas não seja sempre direta, otimizar a entrega acelera o pagamento, e permite maior previsibilidade de receita. Por outro lado, atrasos superlotam o estoque e geram gargalos produtivos.

Cobranças e faturamento

Se tudo corresse como o esperado, esse seria um setor desnecessário no seu negócio. No entanto, infelizmente, os calotes e atrasos representam uma parcela grande o suficiente do faturamento para que você tenha que separar um setor apenas para cuidar deles.

No entanto, não é apenas de negociações de dívidas que vive essa área. Questões financeiras burocráticas também são da sua alçada, como cálculo de fretes e impostos de produção, venda e entrega, além da emissão de notas fiscais.

Quando destacamos a importância de cobrar adiantado por determinados serviços — o que pode ser estimulado com descontos, por exemplo — tínhamos como objetivo ajudar você a evitar sobrecarregar o setor de cobranças e faturamento.

4. Como fazer melhorias a partir do sistema OTC?

As revoluções tecnológicas, assim como as mudanças na jornada de compra dos consumidores conferem um certo caráter de urgência produtiva que não era comum verificar-se há 10 ou 20 anos.

Assim, por exemplo, a Indústria 4.0 cria padrões de produção e entrega em prazos muito curtos. Como consequência disso, o consumidor se acostuma a concluir um processo de compra em tempo recorde, alçando suas expectativas a padrões muito altos e difíceis de corresponder.

Como você vai ver abaixo, o Order To Cash é uma metodologia que simplifica o raciocínio e ajuda a corresponder a essas expectativas, tanto no que diz respeito ao prazo quanto à qualidade da entrega.

Veja quais melhorias podem ser implementadas na sua empresa com essa metodologia.

Análises completas

Analisar em cadeia todos os processos relativos à produção e entrega permite soluções mais elaboradas para problemas. O próprio diagnóstico desses problemas é mais eficiente, uma vez que é possível esmiuçar a rotina operacional desde o pedido até o pagamento.

Depois de um tempo realizando essas análises, provavelmente você chegará à conclusão de que os números que coleta sobre cada etapa são interdependentes, e é possível aumentar o ritmo da produção melhorando os pedidos e conseguir melhores entregas com esse ritmo maior, por exemplo.

A visão de todo aumenta com a metodologia Order To Cash e, consequentemente, a gestão se torna mais ágil e acertada, inclusive em setores que não são cobertos por essa metodologia.

Melhoria no relacionamento com o cliente

Ao longo de toda a cadeia, inúmeros problemas e deslizes podem acontecer. No entanto, para o seu cliente, seja ele o consumidor final ou não, só há três percalços possíveis: produto de baixa qualidade, atraso na entrega ou mal atendimento.

Com a visão aprimorada que o OTC permite, você pode diagnosticar (ou mesmo prever) os gargalos que podem levar a esses problemas.

A fidelização é um meio de reduzir os custos com vendas, e uma gestão minuciosa de pedidos, entrega e produção é um dos meios de se conseguir melhor relacionamento e, consequentemente, clientes mais longevos.

Isso diminui a pressão sobre seus vendedores e representantes comerciais e permite vendas melhores, com menos concessões como descontos e condições especiais de pagamento, por exemplo.

Uma produção mais organizada com base no Order To Cash significa menos chances de recall ou devoluções no geral. E, com clientes satisfeitos, também o seu setor de relacionamento respira aliviado, ganhando tempo para outras prioridades.

Diminuição de ineficiências operacionais

Problemas nas operações contidas na cadeia de produção e distribuição são difíceis de discernir sem um exame aprofundado. Se conseguir direcionar seus esforços a essas ineficiências, você vai encontrar uma série de pequenos erros de concepção.

Tomados em conjunto ao longo de vários dias, são eles que minam a capacidade produtiva, gerando custos mais altos que o necessário e causando atrasos na entrega.

Ajustes desse tipo costumam ser responsáveis por um aumento assustador na capacidade produtiva e pela adequação da produção a demandas por vezes imensas, que a empresa acreditava não poder suprir.

Melhoria na qualidade de vida dos colaboradores

Você sabe quando um processo é bem estruturado quando ele demanda menos energia dos colaboradores para se manter. No chão de fábrica, se a produção funciona como um relógio suíço, a rotatividade tende a diminuir.

Quanto aos desafios na gestão de varejo, as vendas aumentam e o comissionamento fica melhor, o que satisfaz as expectativas dos vendedores quanto ao próprio trabalho. Assim, é possível utilizar o Order To Cash para melhorar o clima na empresa, ainda que indiretamente.

Mais fôlego para cobrar

Diversos são os motivos para inadimplências e atrasos nos pagamentos. Em contextos econômicos desfavoráveis, esses números podem aumentar vertiginosamente.

O prejuízo é sempre menor quando a própria cobrança se torna um método estruturado. Se pensarmos que o Order To Cash termina com o pagamento do produto ou serviço, essa cobrança é a parte mais importante do seu escopo.

E, uma vez organizadas a produção e a entrega, sobra tempo para pensar em como negociar com os inadimplentes. Isso significa ganho duplo, com os produtos chegando antes e a taxa de calotes e atrasos diminuindo.

Fornece o pano de fundo para a tecnologia

Processos organizados são um prato cheio para as automatizações promovidas tecnologicamente. Assim, se você cogita contratar um software de gestão comercial ou se pretende investir em um ERP, já sabe por onde começar.

O Order To Cash é um método que permite considerar um dos segmentos mais importantes da cadeia produtiva em separado. Isso ajuda a situar-se com relação a problemas e impulsiona a gestão, economizando tempo e preocupações.

Depois, esses recursos podem ser utilizados para o que realmente importa para você: o crescimento da sua capacidade produtiva e do seu negócio como um todo.

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